Es darf leicht sein: Mein Webdesignprozess ohne E-Mails

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Die Erstellung einer Website ist ein komplexes Projekt, das Kreativität, technisches Know-how und vor allem effiziente Kommunikation erfordert. Wenn man mit einem Webdesigner zusammenarbeitet, scheint der Austausch per E-Mail der einfachste Weg zu sein, um Informationen auszutauschen und Updates zu erhalten. Diese Methode kann jedoch schnell unübersichtlich werden und zu Missverständnissen führen.

Jedes Mal, wenn ich ein Webdesigngespräch führe und meinen Kunden sage, dass ich während der gesamten Zusammenarbeit nur 2 E-Mails verschicken werde, schauen mich die meisten an wie ein Auto.

„Was, nur 2 E-Mails?“ oder „Wie soll das funktionieren?“

Nun, E-Mails sind (nicht nur) für mich eine Stressquelle - deshalb rufe ich sie nur zweimal am Tag ab, habe keine E-Mail-App auf meinem Smartphone und bevorzuge andere Methoden, um konzentriert und effizient zu arbeiten. Dazu gleich mehr.

Wie ich dazu gekommen bin, E-Mails so weit wie möglich aus meinem Leben zu verbannen?

Ein Buch ist schuld: „Eine Welt ohne E-Mail“ von Cal Newport.

A World without E-Mail

"A World Without E-Mail" von Cal Newport befasst sich mit den Auswirkungen von E-Mails auf die Arbeitsproduktivität. Newport zeigt, dass die Ablenkung durch E-Mails die Fähigkeit, konzentriert zu arbeiten, verringert.

Er beleuchtet die negativen Auswirkungen der E-Mail-Dominanz auf die Arbeitsweise und stellt Fallstudien vor, die alternative Kommunikationsformen nutzen, um die Effizienz zu steigern. Newport schlägt vor, die E-Mail-Flut durch neue Werkzeuge und Prozesse zu reduzieren, die ein vertieftes Arbeiten ermöglichen, und regt an, die Kommunikation am Arbeitsplatz neu zu überdenken, weg von der ständigen Erreichbarkeit hin zu mehr Konzentration.

Aus diesem Grund ist der Einsatz eines digitalen Projektmanagement-Tools wie Asana eine weitaus bessere Strategie. Lass uns tiefer in die Gründe eintauchen, warum das so ist.

(Übrigens: Um dich bei Asana anzumelden, brauchst du nur eine E-Mail-Adresse, sonst nichts. In unserem Projektbereich in Asana wartet dann ein knapp 5-minütiges Video-Tutorial auf dich, in dem ich dir die Funktionen und Möglichkeiten von Asana erkläre.)

Zentralisierte Kommunikation

Einer der größten Vorteile von Projektmanagement-Tools ist die zentralisierte Kommunikation. Anstatt Dutzende von E-Mails zu durchsuchen, um eine bestimmte Datei oder ein Feedback zu finden, bietet dir ein Tool wie Asana einen zentralen Ort, an dem alle Nachrichten, Dateien und Aufgaben organisiert sind. Du kannst schnell auf alles zugreifen, was du brauchst, ohne Zeit mit der Suche in deinem Posteingang zu verschwenden.

Darüber hinaus fördern Projektmanagement-Tools eine echte Zusammenarbeit, indem sie eine gemeinsame Plattform bieten, auf der Ideen, Entwürfe und Strategien effizient ausgetauscht und diskutiert werden können. Dies führt zu einer intensiveren Zusammenarbeit zwischen mir und meinen Kunden, die weit über den E-Mail-Verkehr hinausgeht.

Deep Work

Im Webdesign ist die Notwendigkeit von Deep Work unbestreitbar. Design und Entwicklung erfordern konzentrierte, ununterbrochene Zeitblöcke, in denen Kreativität und technische Problemlösung gefördert werden.

Die typische E-Mail-Kommunikation, die durch ständige Unterbrechungen und die Erwartung sofortiger Antworten gekennzeichnet ist, steht dazu in direktem Widerspruch.

Durch den Übergang von E-Mail-basierter Kommunikation zu einem zentralisierten Projektmanagement-Tool können Webdesigner und ihre Kunden einen Raum schaffen, der tiefgründige Arbeit begünstigt.

Anstatt sich durch E-Mails zu wühlen, ermöglichen Tools wie Asana den direkten Zugriff auf Designentwürfe, Feedback, Aufgaben und Fristen in einem einheitlichen System. Diese Klarheit reduziert die kognitive Belastung und ermöglicht es mir, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren: das Schaffen herausragender Web-Erlebnisse.

Bessere Organisation und Struktur

Mit Projektmanagement-Tools kann ich unser Projekt in übersichtliche Aufgaben und Unteraufgaben gliedern. Es können Fristen gesetzt, Prioritäten und sogar einzelne Elemente des Projekts verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen werden. Diese strukturierte Herangehensweise hilft nicht nur, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, sondern stellt auch sicher, dass nichts übersehen wird.

Transparenter Fortschritt

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die Transparenz des Projektfortschritts. In einem Projektmanagement-Tool kann man genau sehen, welche Aufgaben erledigt wurden, woran gearbeitet wird und was noch zu tun ist.

Projektmanagement-Tools bieten eine Vogelperspektive auf den Projektfortschritt, die sowohl für den Designer als auch für den Kunden wertvoll ist. Diese Transparenz schafft Vertrauen und gibt allen Beteiligten das Gefühl, auf dem Laufenden und involviert zu sein, ohne sich in einer Flut von E-Mails zu verlieren.

Und sie ist besonders nützlich, um realistische Erwartungen zu setzen und sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.

Effizienteres Feedback

Feedback zu geben und zu erhalten ist ein wesentlicher Bestandteil des Webdesign-Prozesses. In einem E-Mail-Thread kann Feedback leicht verloren gehen oder missverstanden werden. Im Gegensatz dazu bieten Projektmanagement-Tools spezielle Funktionen für Feedback und Überarbeitung. Man kann Entwürfe direkt kommentieren, Änderungen vorschlagen und sogar bestimmte Teile der Website markieren, die angepasst werden müssen. Dieser direkte und strukturierte Feedback-Prozess beschleunigt die Überarbeitung und verbessert das Endergebnis.

Bessere Dokumentation

Ein Projektmanagement-Tool dokumentiert automatisch den gesamten Projektverlauf, einschließlich aller Entscheidungen, Feedbackrunden und genehmigten Änderungen. Diese Dokumentation kann sehr wertvoll sein, insbesondere wenn Unklarheiten oder Fragen zu früheren Entscheidungen auftauchen. Anstatt alte E-Mails zu durchsuchen, hat man alle relevanten Informationen an einem Ort.

Förderung der Zusammenarbeit

Projektmanagement-Tools sind nicht nur nützlich für die Organisation und Kommunikation, sie fördern auch eine engere Zusammenarbeit zwischen dir und deinem Webdesigner. Die gemeinsame Nutzung eines Tools stärkt das Gefühl der Partnerschaft und des gemeinsamen Ziels, was zu einer produktiveren und angenehmeren Arbeitsbeziehung führt.

Zugriff von überall

Die meisten Projektmanagement-Tools sind Cloud-basiert, was bedeutet, dass du von überall aus auf dein Projekt zugreifen kannst, solange du eine Internetverbindung hast. Das ist besonders vorteilhaft, wenn du viel unterwegs bist oder mit einem Webdesigner nur online zusammenarbeitest.

Weniger Stress, mehr Produktivität

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung eines Projektmanagement-Tools wie Asana den gesamten Prozess der Website-Erstellung stressfreier, effizienter und achtsamer macht. Es hilft, organisiert zu bleiben, fördert eine klare Kommunikation, vereinfacht das Feedback und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Wenn ich weniger Zeit damit verbringe, nach E-Mails zu suchen oder Missverständnisse zu klären, kann ich mich mehr auf das konzentrieren, was bei unserem gemeinsamen Projekt wirklich zählt: die Erstellung einer beeindruckenden Website, die deine Ziele erreicht.

Und du bist immer auf dem Laufenden - ohne dem E-Mail-Tsunami zum Opfer zu fallen. Und du kannst deine kostbare Zeit anderweitig besser nutzen.

Die Vorteile einer solchen Plattform sind für mich unbestreitbar und können den Unterschied zwischen einer guten und einer großartigen Webdesign-Zusammenarbeit ausmachen